إدارة الطلبات من عدة متاجر في شاشة واحدة: WooCommerce و Shopify و Wolt

أولًا تفعّلونها، لأن فيها بيانات العملاء

شاشة الطلبات متوقفة في البداية، لأن الطلب يتضمن اسم العميل وهاتفه وبريده الإلكتروني وعنوانه. يفعّلها المالك أو المدير في الشاشة نفسها، عبر «تفعيل الطلبات».

الجلب الأول يُحضر طلبات آخر 60 يومًا. بعده يفحص النظام كل متجر مرة في الدقيقة، ويظهر الطلب الجديد خلال دقيقة تقريبًا. ومن لا يريد الانتظار ينقر على «تحديث من المتاجر».

لا يرى بيانات العملاء إلا مستخدمو النشاط التجاري. «إيقاف الطلبات» يحذف من النظام كل الطلبات المحفوظة فيه، ولا يتغير شيء في المتاجر نفسها. وفصل متجر يحذف طلباته أيضًا.

قائمة واحدة، والكلمات نفسها لكل المتاجر

تظهر الطلبات من كل المتاجر في القائمة نفسها، وفي عمود «المصدر» ترون من أين وصل كل طلب. لكل نوع متجر كلماته الخاصة، لذلك يحصل كل طلب على حالة من مجموعة واحدة: «بانتظار الدفع»، «معلّق»، «قيد التجهيز»، «مكتمل»، «ملغى»، «مسترد» و«فشل الدفع». وتُحفظ إلى جانبها كلمة المتجر نفسه.

في أعلى الشاشة خمسة أرقام، كل الطلبات وأربع حالات، والنقر على رقم يعرض الطلبات التي يعدّها. وتحتها تُصفّى القائمة حسب «المصدر» و«الحالة» و«الفترة»، ويُبحث برقم الطلب أو العميل أو الهاتف أو رمز SKU.

تفتحون الطلب، فيُجلب من المتجر

النقر على طلب يفتحه كاملًا: العميل، العنوان، ما تم طلبه، المبالغ وطريقة الدفع. في تلك اللحظة يجلبه النظام من المتجر من جديد، فترون ما يوجد في المتجر الآن. وإذا لم يستجب المتجر، يُعرض ما تم جلبه في المرة الأخيرة، وتقول الشاشة ذلك.

كل سطر في الطلب مرتبط بمنتج في المخزون حسب المعرّف الذي أعطاه المتجر للصنف المشترى، وليس حسب الاسم أبدًا. وعندما يوجد ربط، يظهر تحت السطر «في المخزون:» مع اسم المنتج. ولطلبات الموقع و Shopify زر «فتح في المتجر» أيضًا.

تغيير الحالة يُتحقق منه في المتجر

في طلبات WooCommerce و Shopify تختارون حالة في «حالة الطلب» وتنقرون على «تحديث الحالة». يتم التغيير في المتجر، ولا يُعدّ منجزًا إلا بعد أن يجلب النظام الطلب من جديد ويرى أن الحالة تغيّرت. وإذا لم تتغير، تقول الشاشة ذلك.

في WooCommerce يمكن أن تضبطوا من هنا «بانتظار الدفع»، «معلّق»، «قيد التجهيز»، «مكتمل» و«ملغى». أما «مسترد» و«فشل الدفع» فيحددهما المتجر، حسب ما حدث للمال. ويمكن أيضًا حذف الطلب: بدون التحديد ينتقل إلى سلة مهملات المتجر، ومع «حذف نهائي» يُحذف تمامًا. والحذف أيضًا لا يُعدّ منجزًا إلا بعد التحقق من أن الطلب لم يعد في المتجر.

يمكن لأي مستخدم في النشاط التجاري تحديث الحالة، أما الحذف فللمالك أو المدير فقط. وكل تغيير حالة وكل حذف يُسجَّل في سجل النشاط.

الإلغاء والتعليم كمُرسل والتعليق في Shopify

في Shopify تتكوّن حالة الطلب من ثلاثة أمور: هل أُلغي، وأين وصل الدفع، وكم منه أُرسل. يحسب النظام منها الحالة التي تظهر في القائمة، وكل حالة يمكن ضبطها من هنا هي إجراء منفصل في المتجر:

• «ملغى»: يُلغى الطلب وتعود أصنافه إلى المخزون. لا يتحرك أي مال، والاسترداد للعميل يتم في Shopify نفسه.
• «مكتمل»: كل ما لم يُرسل بعد يُعلَّم كمُرسل.
• «معلّق»: ما لم يُرسل بعد يُعلَّق، و«قيد التجهيز» يرفع عنه التعليق.

الإلغاء والتعليم كمُرسل يتمان بدون رسالة إلى العميل، وأن الطلب دُفع لا يُضبط من هنا أبدًا. ولا توجد في Shopify سلة مهملات للطلبات، وهو يسمح بالحذف النهائي عادةً فقط لطلب ملغى أو مؤرشف.

لكي تُجلب طلبات متجر Shopify، يجب أن يملك التطبيق الذي يتصل المتجر من خلاله صلاحية الوصول إلى الطلبات وإلى بيانات العملاء. وبدونها تقول شاشة الطلبات عن ذلك المتجر إنها لم تتمكن من جلب طلباته ولماذا، ويستمر المخزون والمزامنة والمنتجات في العمل. عن المزامنة نفسها، في مقال مزامنة المخزون بين WooCommerce و Shopify.

طلبات Wolt تُحدَّث على الجهاز اللوحي

تظهر طلبات الفرع في Wolt في القائمة نفسها، لكنها لا تُغيَّر ولا تُحذف من هنا. تُحدَّث الحالة على جهاز Wolt اللوحي، وتتحدث هنا تلقائيًا. وفي تفاصيل الطلب ترون أيضًا مرحلته في Wolt، مثل «في Wolt: قيد التحضير».

والطلب في Wolt يُنقص المخزون في المواقع أيضًا، سواء كانت شاشة الطلبات مفعّلة أم لا: منذ الموافقة عليه تنقص الكمية، وإذا أُلغي تعود الوحدات. أما الطلب الذي لا يزال بانتظار القبول فلا يمسّ المخزون. المزيد في مقال Wolt والموقع.