ניהול הזמנות מכמה חנויות במסך אחד: WooCommerce, Shopify וגם וולט

קודם מפעילים, כי יש כאן פרטי לקוחות

מסך ההזמנות כבוי בהתחלה, כי הזמנה כוללת את השם, הטלפון, האימייל והכתובת של הלקוח. בעלים או מנהל מפעילים אותו במסך עצמו, ב"הפעלת ההזמנות".

הקריאה הראשונה מביאה את ההזמנות של 60 הימים האחרונים. אחריה המערכת בודקת כל חנות פעם בדקה, והזמנה חדשה מופיעה תוך כדקה. מי שלא רוצה לחכות לוחץ על "רענון מהחנויות".

את פרטי הלקוחות רואים רק המשתמשים של העסק. "כיבוי ההזמנות" מוחק מהמערכת את כל ההזמנות שנשמרו בה, ובחנויות עצמן שום דבר לא משתנה. גם ניתוק של חנות מוחק את ההזמנות שלה.

רשימה אחת, אותן מילים לכל החנויות

ההזמנות מכל החנויות מופיעות באותה רשימה, ובעמודה "מקור" רואים מאיזו חנות הגיעה כל אחת. לכל סוג חנות יש מילים משלו, ולכן כל הזמנה מקבלת מצב מתוך סט אחד: "ממתינה לתשלום", "בהמתנה", "בטיפול", "הושלמה", "בוטלה", "הוחזרה" ו"התשלום נכשל". המילה של החנות עצמה נשמרת לצדו.

בראש המסך יש חמישה מספרים, כל ההזמנות וארבעה מצבים, ולחיצה על מספר מציגה את ההזמנות שהוא סופר. מתחתם מסננים לפי "מקור", "מצב" ו"תקופה", ומחפשים לפי מספר הזמנה, לקוח, טלפון או מק"ט.

פותחים הזמנה, והיא נקראת מהחנות

לחיצה על הזמנה פותחת אותה במלואה: הלקוח, הכתובת, מה הוזמן, הסכומים ואמצעי התשלום. באותו רגע המערכת קוראת אותה מהחנות שוב, כך שרואים את מה שיש בחנות עכשיו. אם החנות לא עונה, מוצג מה שנקרא בפעם האחרונה, והמסך אומר את זה.

כל שורה בהזמנה מחוברת למוצר במלאי לפי המזהה שהחנות נתנה לפריט שנקנה, אף פעם לא לפי השם. כשיש חיבור, מופיע מתחתיה "במלאי:" עם שם המוצר. בהזמנות מהאתר ומ Shopify יש גם "פתיחה בחנות".

שינוי מצב שנבדק מול החנות

בהזמנות של WooCommerce ושל Shopify בוחרים מצב ב"מצב ההזמנה" ולוחצים "עדכון המצב". השינוי נעשה בחנות, ונחשב כבוצע רק אחרי שהמערכת קראה ממנה את ההזמנה וראתה שהמצב השתנה. אם הוא לא השתנה, המסך אומר את זה.

ב WooCommerce אפשר לקבוע מכאן "ממתינה לתשלום", "בהמתנה", "בטיפול", "הושלמה" ו"בוטלה". את "הוחזרה" ואת "התשלום נכשל" קובעת החנות, לפי מה שקרה לכסף. אפשר גם למחוק הזמנה: בלי סימון היא עוברת לסל המחזור של החנות, ועם "מחיקה לצמיתות" היא נמחקת לגמרי. גם מחיקה נחשבת רק אחרי שנבדק שההזמנה כבר לא בחנות.

כל משתמש בעסק יכול לעדכן מצב, ומחיקה שמורה לבעלים או למנהל. כל שינוי מצב וכל מחיקה נרשמים ביומן הפעילות.

ביטול, סימון כנשלח והמתנה ב Shopify

ב Shopify מצב של הזמנה בנוי משלושה דברים: אם היא בוטלה, איפה עומד התשלום, וכמה ממנה נשלח. המערכת מחשבת מהם את המצב ברשימה, וכל מצב שאפשר לקבוע מכאן הוא פעולה נפרדת בחנות:

• "בוטלה": ההזמנה מבוטלת והפריטים חוזרים למלאי. כסף לא זז, החזר ללקוח עושים ב Shopify עצמו.
• "הושלמה": כל מה שעוד לא נשלח מסומן כנשלח.
• "בהמתנה": מה שעוד לא נשלח עובר להמתנה, ו"בטיפול" מוציא אותו ממנה.

ביטול וסימון כנשלח נעשים בלי הודעה ללקוח, ושהזמנה שולמה לא מסמנים מכאן אף פעם. סל מחזור להזמנות אין ב Shopify, ו Shopify מאפשר למחוק לצמיתות בדרך כלל רק הזמנה שבוטלה או שהועברה לארכיון.

כדי שההזמנות של חנות Shopify ייקראו, לאפליקציה שהחנות מחוברת דרכה צריכה להיות גישה להזמנות ולפרטי לקוחות. בלי זה, מסך ההזמנות אומר על אותה חנות שלא הצלחנו לקרוא ממנה הזמנות ולמה, והמלאי, הסנכרון והמוצרים ממשיכים לעבוד. על הסנכרון עצמו, במאמר על סנכרון מלאי בין WooCommerce ל Shopify.

הזמנות מוולט מתעדכנות בטאבלט

הזמנות מהסניף בוולט מופיעות באותה רשימה, אבל לא משנים ולא מוחקים אותן מכאן. את המצב מעדכנים בטאבלט של וולט, והוא מתעדכן כאן לבד. בפרטי ההזמנה רואים גם את השלב שלה בוולט, למשל "בוולט: בהכנה".

הזמנה בוולט גם מורידה מלאי באתרים, בלי קשר למסך ההזמנות: מרגע שהיא אושרה הכמות יורדת, ואם היא בוטלה היחידות חוזרות. הזמנה שממתינה לאישור לא נוגעת במלאי. עוד על זה במאמר על וולט ואתר.